OM OSS / KLUBBHÅNDBOK / SPESIELLE ANLEDNINGER - STYRET

Spesielle anledninger- styrets ansvar

Oppfølging av klubbens jubilanter
Presidenten skal på hvert medlemsmøte under punktet merkedager, lese opp hvem som har fødselsdag i perioden frem til neste møte.
Presidenten skal reise hjem og overrekke blomster til jubilanter blant klubbens medlemmer på den aktuelle fødselsdag, ved følgende års jubileer:
50, 60, 70, 80, 85, 90 og deretter hvert 5. år
 
Planlegging av de årlige Guvernørmøtene
Presidenten avklarer med Guvernøren i løpet av sommeren, dato for Guvernørens besøk i klubben.
Beskjed om fastsatt dato meddeles Kameratskaps-komiteen og Program-komite så raskt som mulig.
Presidenten avklarer med Guvernøren hvilke tema søm ønskes drøftet på møtet
Styret og komitelederne forbereder seg på de aktuelle tema som er valgt ut samt klubbens generelle status, slik at man er godt forberedt på drøftelsene med Guvernør og Assisterende Guvernør på møtet som finner sted et par timer i forkant av klubbmøtet.
 
Tildeling av Paul Harris Fellow Recognition (PHF)
PHF kan deles ut til klubbmedlemmer eller andre, for sitt virke i Rotary eller for sitt samfunnsmessige engasjement. Æresbevisningen består av et diplom og en jakkeknapp.
Styret skal hold oversikt over hvor mange PHF’er klubben har til sin disposisjon for utdeling. Kasserer kan sjekke dette på databasen til Rotary International. Det er en sammenheng mellom hvor mye klubben har betalt inn til RI og hvor mange PHF utmerkelser klubben disponerer. Stokke Rotary har normalt flere PHF’er tilgjengelig til enhver tid.
Styret skal minst en gang i løpet av Rotary-året vurdere kandidater til PHF- utmerkelse. Styret avgjør hvem som skal tildeles PHF og overrekkelsen skal skje på klubbens møter uten forutgående varsle til mottaker og klubbens medlemmer for øvrig.
Bestilling av diplom og jakkeknapp skal skje skriftlig til RI. Man må beregne ca en måneds behandlingstid før effektene kommer i posten
Kasserer registrerer løpende på Rotary Nett hvem som blir tildelt PHF.
 
Æresmedlemskap i Stokke Rotary, utnevnelse og tildeling
Styret utnevner æresmedlemmer i klubben
Et æresmedlem kan ikke samtidig være medlem i samme klubb, men et medlem kan være æresmedlem i en annen klubb. Ikke-Rotarianere kan være æresmedlemmer i en eller flere klubber
Æresmedlemskapet skal synliggjøres ved et diplom eller tilsvarende.
Presidenten skal i forkant av utnevnelsen orienterer klubbens medlemmer om hvem som er utnevnt til æresmedlem. Presidenten velger hvordan klubben skal orienteres, enten på et ordinært medlemsmøte uten eksterne gjester og foredragsholdere eller via mail. Medlemmene skal oppfordres til diskresjon. Senest dagen etter skal æresmedlemmet orienteres av Presidenten.
Styret avgjør tid og sted for utnevnelse

Klubbens Ærespris, godkjennelse og administrasjon av utnevnelse og tildeling.
Ref. artikkel 15- Ærespris i klubbens vedtekter for hvem som kan tildeles prisen og prosedyren for tildeling.
Styret ber innledningsvis leder av PR & Kommunikasjonskomite om å gjøre medlemmene oppmerksom på frist for skriftlige forslag på kandidater.
Prisen skal ikke deles ut oftere enn annen hvert år.
Alle medlemmer kan fremme forslag på kandidater. Forslag leveres leder av PR&K. PR&K behandler og innstiller ovenfor Styret.
Styret avgjør om ærespris skal deles ut og hvem som i så fall skal tildeles
Presidenten orienterer klubbens medlemmer om hvem som vil få prisen. Presidenten velger hvordan klubben skal orienteres, enten på et ordinært medlemsmøte uten eksterne gjester og foredragsholdere eller via mail. Medlemmene skal oppfordres til diskresjon.
Senest dagen etter skal prisvinneren orienteres av Presidenten.
Styret velger tid og sted for overrekkelsen.

Bortgang av nåværende eller tidligere medlemmer av klubben
Ved bortgang av nåværende eller tidligere medlemmer i klubben skal vedkommende hedres med ett minutts stillhet på nærmeste klubbmøte.
Klubben sender bårebukett eller tilsvarende til kisten.
Styret skal være representert ved begravelsen/bisettelsen og for øvrig skal medlemmene oppfordres til å delta ved gravferden. 

For begravelser til tidligere medlemmer vurderes denne ordningen individuelt av styret.